送货计划与急货跟催操作指示

送货计划及急货跟催操作指示

一﹑目的﹔

为规范及确保每日送货计划及计算机急货排单正确性﹐特制定此工作指引﹔

二﹑适用范围﹔

营业部跟单员﹑香港营业部﹑仓务部﹑运输部﹑品管部﹑PMC

三﹑计划依据﹔

客户订单之交货期﹑客户之交货排期﹑客户之每日交货计划﹑客户之电话通知(一般不允许电话通知﹐尽可能要书面通知)

四﹑大陆送货﹔

1﹑计划时间﹔

每天下午4:30前出次日之送货计划﹐周六下午出周日及周一之送货计划﹐也可随时根据客户之要求书面增减送货计划。客户在指定时间外新增加的计划需经跟单主任审批方可下达﹐如人客取消计划跟单员需以书面形式通知运输部取消同时要求跟单主任取消计算机计划排期及通知PMC相关急货跟催计划。

2﹑计划制作﹔

跟单员用使用本人工号及密码进入营业新系统之营业运作之送货计划维护﹐点击页顶非手开送货单输入客户代码如﹕AGE再输选择送货日期如﹕从”2002/9/01”到”2002/9/25”点击查询便可查询到该时间段内所有未交货的排期明细﹐选定人客要求送货之排期明细阈仔细核对产品编号及数量是否与人客要求一致﹐如数量不一致需先修改或拆分排期﹐仔细核对以上数据准确无误后点击红色向下键头使之进入”已开送货计货栏内（蓝色箭头表示所有明细一次性调动箭﹐红色箭关头表示单款明细调动箭）﹐并于货到时间栏内输入到货时间﹐备注栏内输入相关特殊要求﹐如发现以上资料有误可以使用红色或蓝色向上箭头取消计划﹐如仔细核对以上数据正确无误后点击打印并选择相应的打印格式﹐一般无特殊要求的选择A4纸送货计划表然后再点击打印。（注意已打印的送货计划需跟单主任方可取消）

手开单计划﹕如因客户要求需开手开单送货如（JTL﹑EPS）﹐需先要求该排期明细标识为”手开送货单”﹐点击页顶手开单送货进入手开单送货计页面﹐其操作同非手开单送货计划制作一样。如人客签回送货单需重新开计算机送货单可修改原排期明细﹐将其标识为非手开单送货﹐再重新根据人客要求数量及日期拆分或修改排期制作送货计划﹐再开出计算机送货单。

3﹑急货跟催排单

计划出好后要查哪些单号的货已做好或有存仓﹖哪些单号的货未做好﹐未做好的货﹐跟单员在当日五点前以急货跟催方式用计算机排至PMC安排生产﹐具体操作如下﹕将需送货排期明细开到已开送货计划栏内后选定需排急货跟催之排期明细﹐再点击右手边排到急货跟催功能键﹐计算机便会显示”急货跟催计划”功能页面﹐选定需排急货之排期明细点击红色向下键头使之进入”急货跟催栏内（蓝色箭头表示所有明细一次性调动箭﹐红色箭关头表示单款明细调动箭）﹐如发现排期资料有误可点击红色向上箭头便可取消该项急货明细﹐跟单员需在急货跟催表入库时间栏内明确注明入库时间（一般比人客到货时间提前三个小时）﹐请注意﹕急货跟催表上的到货时间﹑送货数量应与送货计划上的指示一致﹐不可随意乱写﹐跟单员事先应根据进度与客户沟通协商。如需提前一天排出第二天的急货﹐只需点击右手边”推迟一天急货跟催”再点击红色向下箭头计算机将会自动排为第二天的急货跟催（注该项急货明细显示为红色）﹐如为备货则点击右手边标识为备货（注该种急货明细显示为绿色）﹐再点击红色向下箭头计算机便自动标识为备货。此三种急货形式不可排乱﹐并且当日五点前已排的急货无法再修改﹐如需修改需书面通知PMC。

4﹑计划指引﹔

(1)﹑送货计划以客户分类﹐同一客户集中送货计划﹔所有计划都需为计算机计划﹐无特殊原因不得向运输下达手写计划﹐跟单员未经主任批准不得向运输到下达手开送货单送货计划。

(2)﹑跟单员出的送货计划要注明﹕客户名称﹑生产单号﹑货号﹑送货日期﹑交货地点﹑到货的时间及其他附带要求等﹔

(3)﹑对有存仓的货品﹐一定要按先进先出的原则先出旧存仓单号的货﹐仓库要严格按送货计划上的生产单号及货号出货﹔

(4)﹑跟单员出好的送货计划(四联)实时放入《每日交货计划表》集中篮﹐PMC运输计划调度员将在每日下午五点取走资料并安排装车计划﹔

(5)﹑若客户要求送货需附带质量检验报告﹐跟单员需在当日六点前放一联送货计划到<<营业品质计划>>栏中并于登记本上作好相关登记﹔临时新增计划需登记好后送至质量部交相关人员签收。取消计划时同时需通知品管当班人员取消。

(6)﹑跟单员出好的送货计划﹐客户可能随时增减货号或数量﹔若计划未被运输部收走﹐可实时取出修改﹐若运输部已收走﹐需以计划纸书面形式经营业主任签名(上班时间)后﹐通知运输计划调度员并留底﹐再由运输计划调度员通知仓库作相应变动﹐同时跟单员需以书面形式通知PMC修改相应的急货跟催计划﹔

(7)﹑特别提示﹕跟单员指示在送货计划上的要求(特别是时间)应根据生产进度权衡作出并与客户协商﹐不可生硬照搬客户要求﹐否则﹐可能造成其他部门对指示的不信任及影响客户的正常生产计划。

(8)﹑跟单员需严格核对人客计划及计算机数据和出好的计划﹐送货计划检查要点﹕

A>是否有多出或遗漏计划﹖

B>生产单号与货号是否对应﹖

C>交货地址是否正确﹖(特别是新客户或同一公司交多处地址)

D>送货数量是否准确﹖

E>是否确认客户先前的排期未变﹖

F>送货特别要求有无注明（如附带测试报告或专用送货单）﹖

G>有无要求到货时间﹖

(9)﹑若出现在每日下午四点前不能按计划送货到客户处的情况﹐运输计划调度员需反馈跟单员﹐跟单员需与客户联络﹐争取客户留人收货或延迟交货。

(10)﹑若每日(周日除外)某些计划因某些原因无法安排送货﹐运输计划调度员应在每日下午4﹕00反馈相应跟单员﹐跟单员与客户联络后决定取消当日计划还是必须送货﹖若取消当日计划且次日需送﹐跟单员应将此计划增补在次日送货计划上﹐当日计划作废。

(11)﹑若周日某些计划因某些原因无法安排送货﹐运输部应自动将未送计划增补在周一送货计划上﹐并作优先安排。

5﹑若有需送客户的其它对象﹐需将贴有“信函﹑物件物品投寄签收单”的物品放在运输部﹐并在运输部“带往客户对象登记表”上登记。

6﹑一般情况﹐样办应由营业员专程送给客户﹐以示重视﹔

五﹑返港送货﹔

1﹑香港每天以“返港货装货预算”传真形式提前一天通知深圳营业部文员需返港的装货预算﹐由营业部文员传达到相关跟单员确认其生产单号及生产进度﹐再由文员将返港装货预算交PMC确认其交货期可否满足﹖然后﹐文员将结果以传真形式反馈香港。

2﹑若返港货需更改包装方式或重验﹐跟单员需以书面形式经跟单主任签名后交品管部执行﹐若需包装箱﹐此前需出生产单制造并详细说明用途。

3﹑香港每天下午将当晚予返港货品以“返港货装货计划一览表”形式E-mail给深圳营业部文员﹐由营业部文员给相关跟单员确认其生产单号及生产进度并填写“中国出口清单编号”后﹐由文员复印四份分别给PMC总调度﹑生产厂长﹑仓库文员﹑运输文员﹔

同时﹐营业文员要向进出口部申领一式四联“出口集中报关货物申报单”﹐并正确填写申报单之“备案合同备案编号”&“发货单位”&“收货单位”&“合同号”&“贸易性质”&“贸易国别(地区)”几项﹐其余项目由运输部装货后正确填写。

4﹑仓务部﹑运输部分别按“返港货装货计划一览表”发货及装货﹐并填写该表之“实际装货数量”&“送货单编号”&“欠装原因”&“车辆进厂时间”&“离开深圳厂时间”等栏目﹐运输部于次日早上第一时间交此表给营业部文员﹐营业部文员确认后将此表传真香港华生。

5﹑若有样办需返港﹐由跟单员填写“(当日)返港样办/物品内容”表及“(第二天)返港之样办物品内容”表﹐祥细填写需返数量﹑生产单号码﹑返货名称﹑待生产工序﹑寄件人﹑收件人姓名﹐由营业文员在每日下午4:30前复印给PMC﹑生产部﹑仓务部﹑运输部﹑技朮开发部﹐并于次日早上9:00前将运输部之实际返办记录传真香港华生﹐以便确认。

6﹑若有需返港的其它物件﹐跟单员需在营业部“深圳寄往香港文件登记表”上登记﹐并将物品文件放在相应位置﹐由营业部文员于每日下午5﹕30集中交运输部文员并签收﹐安排港车返港。