未雨绸缪——学会如何降低印刷的成本

未雨绸缪——学会如何降低印刷的成本

   这个话题听起来是否有些熟悉？当你准备参加贸易展会或学术会议的时候，很可能要制作一些精美的营销材料，以供感兴趣的参观者取阅。从漂亮的明信片到华丽的杂志再到高端的产品套装，你可能要花费很多时间和精力（甚至是几个不眠之夜）来处理这些材料的印刷和运输问题。最后，这些材料终于被按时送到了。

    然而后来发生的事情可能会让你发现自己犯了一个明显的错误，或者说你会发现自己准备的材料太多了。也许与你合作的印刷厂不能按时将货物送到，从而给你带来意外的损失。在这种情况下，你的老板肯定会为你所犯的错误大发雷霆，因为你为他带来了大量的剩余材料和高额的账单。那么你呢？你应该迁怒于印刷厂，并让他们来为你的损失负责吗？

    对很多人而言，印刷就是一个无底洞。你把大量的资金投进入，可能要等到几个星期甚至几个月之后才能看到自己需要的产品。在很多情况下，你收到的货物与你当初想要的根本不一样。你也许会把所有责任都归咎到印刷厂身上，但你真正应该责怪的，是生产流程。

    每一个企业都需要印刷。问题是大多数企业都没有自己的印刷专家。因此，印刷知识的欠缺就会让它们付出高额的代价，得到惨痛的教训。

    你要善于进行自我检查。如何才能知道自己的印刷火件出现问题了呢？以下就是五个比较明显的信号：

    1、印刷好的材料不是你想要的。

    2、你收到的发票与印刷厂的估价相差甚远。

    3、已经在材料的设计和印刷上投入了大量资金——然后才发现它们存在邮寄问题。

    4、你的材料中含有令人尴尬的错别字。

    5、你要丢弃大量没用的文献。

    如果你能按照下面提到的基本原则去做，也许就能避免出现这样的问题。这面这几条“最佳印刷惯例”将会帮助你有效地节省时间和金钱。无论谁帮你检查你的印刷购买计划，都要遵守这几个原则。

    从长远的角度去考虑问题

    为你自己寻找一个可以长期进行合作的印刷厂。首先，找到一家公司，它的设备和服务能够满足你的需要（这并不想听起来的那样简单，因为所有印刷厂都具有自己的特点）。接下来，让你的销售人员对新项目展开讨论。对客户来说，印刷厂是一个尚未被开采的资源。销售人员可以对文件准备、纸张选择、装订方式和邮寄等问题进行讨论。

    印刷厂想要让你感到满意——否则它就会丢掉自己的生意。通过与经销商的合作来保证这种成功的延续。有些印刷客户把印刷看作是一种消费品，但事实上，印刷成品的质量完全取决于印刷厂的能力和客户的知识范围。

    敲定每一个细节

    写出详细的印刷规格，每一个细节都很重要。你所要求的印刷效果与你提供的印刷说明有着密切的关系。印刷厂根本不会去关心读者的感受。你要与印刷厂一起去完善所有的印刷规格，这你才能得到理想的印刷效果。而且当这些规格发生改变的时候，印刷估价也将发生改变。（印刷厂希望出现这种情况，活件的要求总是在改变）。为什么最终的账单总是会令人瞠目结舌？

    请记住，印刷规格的细微变化都会造成成本的巨大损失。当一个客户想要生产一本艺术品目录的时候，肯定还要订制配套的信封。如果这本目录的页数不但增长，并最终放不到信封里了，那么印刷客户就要承担1万美元的损失。

    考虑周全

    把活件方方面面的因素都要考虑到。与印刷厂讨论印刷品的整体“预期寿命”，其中包括：运送目的地和客户的要求。它是否要与其他材料一起装进信封里邮寄？邮件的重量会对邮资产生怎样的影响？以及邮寄成本是否会超过印刷成本等。这些问题都值得你认真关注。

    打样，然后印刷

    开发一个校对程序。这看起来并不重要，但必须得有人来负责与校对有关的所有事情。以前，当商业排版公司作出拷贝的时候，就会为客户提供校对服务，而现在，客户们通常是在自己的苹果或个人电脑上准备拷贝。

    这样一来，校对的责任就被转移到了客户手中，而不是印刷厂手中。印刷厂生产的每一个样张和每一个蓝图都需要校正。不要想当然地认为别人已经替你检查过了这些样张。制定一个检查列表，确保每一个重要元素都出现在样张上，特别是公司的名称和地址、日期和位置、电话号码和产品价格等。如果错误的责任在你（而不是印刷厂），那你就要承担重新印刷的成本。

    印刷你所需要的——而不是更多

    只印刷你所需要的东西，你的目标必须是减少浪费。没用的印刷材料可能会从很多方面吞噬你的资金：你要向印刷厂支付印刷、装订、包装和运输费用；向封装厂支付印刷品的储存和管理费用；向工人支付拆卸箱子、堆放支架和维护内部文现室的费用。只要你一天不把这些材料运走或用掉，就要支付一天的费用。

    比如说你要印刷10000份四页彩色文件，你认为自己可能要花费8500美元。那么你的单位成本就是0.85美元，其中还不包括设计和邮寄成本。但是如果你只用到了6000份这样的文件，那么你的单位成本就会增加到1.41美元，再上设计、邮寄和库存管理的费用，你的支出将会变得非常惊人。如果你印刷的这些材料都作废了，那么你的单位成本将更高。怎样才能解决这个问题呢？那就是提前计划。为你的文献设计出一个昆村管理系统。只要用过一个简单的数据库，你就能对所有花销进行跟踪，这样一来，就能实现减少浪费的目标了。

    自我教育

    印刷业的变化非常迅速，主要是由前端（数字印前）和后端（数字印刷机）技术的进步所推动的。印刷并不是把油墨放到纸张上那么简单。如果你想节省印刷的时间和成本，就要掌握丰富的行业知识。

    一个好的印刷厂——就像一个优秀的建筑公司——将会告诉你哪些是在你的预算内能做到的，哪些是不能做到的。你要学会与印刷行厂交流并提出大量的问题。如果你能聪明地寻找印刷合作伙伴，就能找到最好的印刷解决方案。这样一来，你不但能节省时间和金钱，而且能够得到老板的赞赏。