驻外办事处管理的攻坚之道

   销售办事处是公司延伸业务的网络布点，是公司开拓市场的前沿阵地，是公司连接内部与市场的中转站。销售办事处是一个非常独特的非正式机构，大办事处通常有固定的办公室，配备网络、传真复印机、固定电话，通常不会超过8—10人，小办公室一般3到5人，当然人数最少的办事处只有1个人。

    销售办事处人员外远离公司本部，可以说坐镇指挥的人对他们的日常行为鞭长莫及，因此，大多数公司对办事处管理处于放任与松散的状态，只要给我完成任务，哪管你人在外面怎么过，要的是销售结果。

    除了干脆不管之外，有的销售经理管理办事处人员的日常行踪，干脆来个GPS手机定位，听说还很精确，能够精确掌握业务员所处位置，误差精确到200米，是在茶吧、网吧、桑拿室里还是在客户那里，一清二楚。我所知道有些快速消费品公司，就采取定位的形式管理驻外销售人员。

    认为以上两种管理方式，都存在严重问题，第一种追求销售结果，放弃行为管理，存在以下问题：

    1、首先欠缺人情关怀，前线业务员有的只是销售压力，但感受总部的关爱不够；

    2、本部对于前线销售人员开展工作的过程、方式、方法难以掌握；

    3、很多销售员，特别是新业务员，很难适应外地艰苦环境，加之欠缺必要的约束，根本无心开展业务；

    4、长期欠缺管理，一线业务员2到3个月、甚至半年才回总部一次，放任在市场上自生自灭，造成很多公司的销售部门形同茶馆，来一批、走一批、再招一批，管理上所讲的人员大进大出，破坏了部门气场。

    第二种管理方式，即类似对销售员实行一日三请示，甚至GPS定位管理，首先从管理上讲就是管理的失败，主要存在以下问题：

    1、将人当作机械来看，让人感觉公司制度死板，对一线人员不放心；

    2、管理存在表面，没有下沉，将管理工厂车间、职能人员的一套方法用在驻外管理上；

    3、管理重点错误，对办事处驻外管理，核心是管理，管人的目的是帮助人提高效能，提升积极性，而这样的一种管理方式，有时可能激化一线人员与本部人员的关系，而一旦沟通形成障碍，最终一定会导致组织效能降低。

    对于驻外办事处的管理，我见过很多公司编写的办事处管理手册，例如TCL公司的《办事处管理手册》等，里面甚至将促销工作做成类似SOP形式，试图标准化，我对此并不认同，我觉得办事处管理的核心是人的管理。我所在的公司是一家大型医药公司，我曾参与办事处管理调研，以前也曾在一家大型快消食品公司从事销售工作近2年，对办事处管理深有感触。主要分享如下：

    一、办事处需要营造文化氛围

    驻外文化氛围的营造，需要总部坚定支持，办事处人员松散、人员数量参差不齐，因此文化氛围的营造，首先要体现有团队、敬业、学习、职业文化管理理念，并不是说需要文化上墙，因为体现的具体形式多钟多样，例如可以开展不同办事处视频沟通、宣传不同办事处人员的敬业行为、给销售人员订阅《销售与市场》杂志等市场书刊。遇到大风大雨、下雪天，总部领导一个慰问电话，可能会让驻外销售员深受感动，工作干劲会更足。
    二、重视办事处例会

    办事处例会，如果人员松散，可以采取定期视频会形式，定期组织办事处会议，重点关注四个方面：首先，是经验分享，相互分享工作心得；其次，是对当期工作做一个总结并对下期做一个规划，争取以团队为单元进行资源、精力的重新协调与分配，提高效率；再者，是借开会期间，调整销售策略，使得每次下市场，都有新的点子与思路；最后，体现的是感情交流，借开会机会，相互交流感情，让彼此知道并非一个人在战斗，而是一个强大的团队。

    三、做好绩效辅导工作

    我们很多销售经理甚至做到总监的位置，一直都在盯着市场而不是在盯人，个人觉得，作为办事处主任、区域经理等以上层级的销售管理者，一定要亲自抓员工绩效辅导工作，一方面通过面谈起到传、帮、带作用，另一方面单独谈话，更加能够拉近彼此的距离，利于交心，能够了解下属计划。而不乏有这样的销售领导，面临下属集体倒戈，就是因为前期问题掌握不清楚，遇到突发问题，很快就手足无措、甚至市场瘫痪。

    四、需要辅以适当的表格

    宝洁等外资企业，对于销售人员的管理通常比较严格，每天需要填写大量的表格资料，例如市场走访表、销售进度表、产品调查表等，通常销售人员“被”应付大量表格，不仅醉在客户那里，回到办事处还要累倒在表格上面。

    个人觉得办事处人员的管理，需要填写的是当天的客户拜访、问题及心得、计划等粗线条但能够反映问题的表格。我曾帮助我公司销售部设计过一套MVP表格，M表（量化表measure）、V表（价值表value）、P表（职业评价表profession），以周为单位进行分析，依照查找问题。“量化表M表”主要作用是总结每周的销售任务是否按进度进行。“价值表V表”主要给总部掌握市场费用与销售的产出率对比关系，了解销售人员拜访的成效以及各项费用明细。“职业化P表”主要从主观方面由上级领导对每个下级进行评分，综合了解工作是否“在状态”。

    谈到办事处管理，还有两点需要强调，那就是办事处制度建设与工作标准化问题，销售制度建设是办事处人员管理的核心，正确管理思想下建立的办事处制度是管好办事处人员的关键，对于制度要严格执行。

    办事处涉及的工作很多，例如促销活动、例如回款、例如客户拜访、例如事件的应急处理等，只需要制订出标准流程即可，试图在一本办事处管理手册里涵盖办事处管理的全部内涵甚至促销开展标准方式，是远远做不到的，这就回到前面所讲的四个方面，重要的不是标准化，SOP不适合办事处管理，而是应该抓办事处管理本质内涵，人和工作的管理，这始终是销售驻外办事处管理的攻坚之道。

信息来源：中国营销传播网