确保技术数据库数据准确的重大意义

如何保证----

电脑系统数据库技术数据的准确性

每个信息系统都通过主文件起动的。主文件也是基本文件，为所有模块提供各种各样的原信息。有些文件是通用文件，如包含客户、供应商、员工、各部门和账目管理等信息的文件。其它则是技术数据文件，如包含原纸库存、多层纸板、辅助材料、时间标准、管理费用构、赢利策略和生产工艺等信息的文件。

包装行业人士对通用文件包含的信息相当熟悉。例如，在客户文件中，应包含公司名称、街道地址、邮箱地址、所在城市和州名、邮编、电话号码、传真号码、公司负责人、销售服务联络人、应付账款合同、条款、信贷限额以及类似的信息。

而技术数据库包含的内容常是某些技术、数学或统计方面的关键信息，遗憾的是，有时工作人员在输入这些数据时不够细心，数据也不够精确。

本书旨在说明专业细心地建构这些文件的重要性。只有这样做，你才能确切地知道精确的成本，在估算市场价格时才会更明智；只有这样做，你才能通过比较实际结果与标准推算的结果之间的差别，确定减掉多少成本才可行。

很多公司员工的态度是，如果建构技术文件的时间比预期时间长的话，他们就会显得没有耐心。也就是说，他们认为在技术层面上有些数字不那么精确或文件没有完全建好也无关紧要。

建构这些主文件本来是一次性的工作。如果做这项工作时有合适的技术支持，所存数据还是比较容易监管和更新的。

有关原纸库存、多层纸板和辅助材料的文件要求有原材料方面较详细的知识，以及某些技术知识，如产品原材料构成要素、不同楞型的瓦楞伸长系数和油墨消耗量（单位：千克/千平方米或磅/千平方英尺）。

工时标准和运输成本文件的建构则需要有工时研究方面的知识。管理费用分摊和赢利策略方面的文件构建需具备基本的成本会计知识。

管理者也许会忌惮电脑操作的复杂性，而把工作一古脑地推托给“电脑专业人员”。电脑程序员或许自豪于自己建立的系统灵活实用，可以包含各方面的信息，进行各种处理，但实际上，所有输入的数据可能是不确切的。

理解电脑系统和其中所含技术数据之间的关系很重要。二者是完全不同的。电脑系统的计算功能相当好，但如果输入的数据事先未经过整理分析，系统也不可能正常地发挥功效。很多生意人都为电脑系统的速度和复杂性深深折服，理所当然地认为其中所含技术数据也是毫无漏洞的。但遗憾的是，许多电脑系统中输入的数据都是不精确或没有分析整理过的。电脑系统供应商并不是都重视所输数据的专业性。

结果便是，不恰当的数据被输入了电脑系统。系统供应商常乐于接受已包含在系统内的数据，这为他节约了时间，他却没能尽责地审查这些数据，虽然这好像是与建立系统无甚关联的工作。正确有效的数据能对管理者的决策有所助益，而不当的数据则有可能造成巨大的失误。

下面几则实例或许会对我们有所帮助。

实例1 减少组装成本

有一个纸箱厂投入了大笔资金购进了现代化的瓦线设备和柔印折叠糊箱机以便更好地服务客户。采用新设备后，瓦线上电脑分纸压线机的换单时间大大减少了。这也是现代瓦线的特点是之一，即在机器干部实现了自动设置。电脑分纸压线机的换单时间原来是三到五分钟，而现在则数以秒计。这一变化可使小批量订单的生产成本大幅度减少。原先对于需要修边压线的总面积少于10000平方英尺的订单，纸箱厂就无盈利可言。而现在低至4000平方英尺的订单，也可获得可观利润。

同时，柔印折叠糊箱机经过改进，实现了电脑自动调机，配装了进纸机和自动打包系统。同样，这也使得纸箱厂在接小批量订单时更具竞争力。

但是，该公司的瓦线在原有电脑系统里包涵着一个主要的瓦线排程系统和主要的成本预算系统。出于某种原因，向这两个系统输入的数据无法识别瓦线设备和柔印折叠糊箱机生产订单的真实成本。该系统原本明确规定瓦线生产订单总面积不能小于10000平方英尺。实际上，销售服务人员也一直是这么认为的，此前他们在接受培训时就被告知这类订单是由纸板加工厂而不是纸箱厂来生产的。

然而，现在的经济状况使纸箱厂无论什么订单都得接，并要让机器和员工作出相应调整以适应这些订单的生产。而且管理者也已经知道生产低于4000平方英尺的小批量订单也有赢利。但电脑系统的成本预算包依然顽固地显示这样做无利可图。

事实如此 ，难道要怪电脑系统吗？严格来讲，这不能怪系统。排程和成本系统中的电脑文件输入的数据是过去某段时间的成本数值，从这个意义上说，电脑软件不应受到责难。管理者只需对公司技术设备更新后的相关技术数据进行小幅更改即可。但回过头来讲，一个专业且尽责的电脑程序包供应商的产品应能够提供在不同情况下的精确的时间研究和成本数据。

实例2  瓦线湿部成本

正确的技术数据的重要特征还体现在对用户瓦线湿部纸板楞型、宽度和规格变化的处理上。本案例所讲的公司业务有大批量订单的生产，也有许多小批量订单的生产。不知什么原因，公司的库存不同幅宽的原纸卷尺寸仅有一两英寸的差别，而不是更常见的两三英寸。在瓦线排程时涉及的参数包括最大幅宽、最小修边尺寸以及最少次数的湿部更换调整等。

公司在生产订单时，没有考虑其他参数而只是强调把修边尺寸最小化。正确的做法应是，应寻求做到绝大多数纸板规格的订单可实现修边尺寸最小化，而少数规格的小批量订单出现较大修边尺寸则是可以接受的。除了大批量订单，该公司还接手不少修边压线订单和少许的修边纸板订单。很多订单都在2000~7000平方英尺间。如果对成本进行了合理分析就会发现：如果减少了库存原纸的种类和尺寸，修边尺寸再大1.5或2英寸也是可以的，甚至是很有必要的。订单越小，就越适合修边尺寸的适当增加。

这个公司对修边的强制做法使得原纸库存种类和湿部更换调整次数增加过多，随之成本也必然增加。使用纸度为两三英寸差别的原纸实现大多数大批量订单的修边尺寸最小化、使用现有库存原纸来完成少量小批量订单，这一系列做法还没有得到领会。

因此，有必要对技术数据进行重新考量，以改变对小批量订单的执行方式。公司过多增加库存原纸的尺寸和种类的做法依据是排程主文件提供的信息，于是才导致了各方面成本的增加。这又是由于系统内技术数据库的不合理而造成的。

实例3  生产管理费用分配

人人都知道，管理费用加上直接劳动和直接原料成本才等于所谓的总成本或损益平衡成本。

成本会计学是一门将管理费用分配到直接成本的学科。有些管理费用比较容易理解，容易实行。可变成本与数量成正比例。例如，在计算劳动力时，由于社会保险和附加福利等方面的税收，每小时的工作都伴随着一定比例的成本上升。因此，利用这些可变成本就是相当自然的了。

然而，不管可变成本的情况如何，机器成本却一直不变。机器折旧费用也是如此。机器所占面积的费用在厂房成本中也是固定的。

对一家企业进行调查时发现，每年所有机器平均运转3000个小时。不同机器运转时间在每年1000小时~5000小时之间。这家公司花大价钱新购置的现代化机器的固定费用仅按照每年运转1000多个小时进行分摊，而另一方面，一台购入达15年之久保养良好的印刷开槽机所耗用的成本预计要使机器运转5000小时。

专业成本会计规定，象这种情况，所有机器成本应当按照年运转3000小时来进行费用分摊。若按每年运转1000小时来分摊，而不是按平均值进行分摊，这会大大地增加分摊在机器上的成本。安装昂贵的新机器是因为其可变成本比原有机器低得多。以低运转率对这种机器进行成本分摊的做法大大抬高了该机器的使用成本和价格，会不利于其在市场上的普及使用。另一方面，你也庆幸可以使其他机器运转地比工厂平均值更长的时间。将成本分摊在每年运转5000小时的机器上也没有什么用处。按平均时数来分摊成本的方法可以使成本反映出合理的工作量，而且也消除了一些机器分摊成本太高而另一些又太低的不合理状况。

在本例中，该问题还常伴有另外一个与管理费用中的固定成本有关的错误。一台完整无损的旧机器或许没有任何账面价值，因为它的折旧已提完了。另外一台机器可能账面价值很高，只因为它是新近购入的。如果采用这两台机器的账面价值，会出现更大的失误。新机器是最近刚买的，自然账面价值要高，当然也会极大地增加机器的“每小时”运行成本。另一方面，购入达15年之久的机器生产状况良好，是因为折旧提完而没有任何账面价值，也会降低其“运转费用”。

专业成本会计认为评价设备应采用公平市场价而非账面价值。合理的做法是，先获取这些固定费用的全部真实成本，再按公平市场价（而非账面价值）将这些成本重新分配给不同的机器。这样，真实成本的分配就与公平市场价一致，而不是像账面价值的差异那么夸张。那些折旧提完的设备仍可以继续进行生产，其公平市场价能反映出真实的业务决策。同时，新购入的昂贵设备或许对降低可变生产成本意义重大，但其固定成本价值也必须做适当调整以便与厂内其他设备保持均衡。

你会惊奇地听到某些经理的如下解释：有台先进的新机器闲置未用，因为按固定成本来看要运营这台机器的成本太高了。不论从真实成本的角度还是市场的角度来看，不完善的成本核算都做得有些背道而驰。因此，系统内有必要建立成本和价格的定位机制，促使企业让新设备尽快地进行大批量的生产。

有趣的是，竟然有一种同上文列举的做法截然相反的成本核算方法，即，不考虑设备的公平市场价，把所有的固定成本分配到所有的工作中。这种做法通过简单的综合比率值来核算成本，也被称作“一刀切式管理费用分摊法”。此处遇到的问题是，瓦线、预印机或印刷--圆压圆模切机等生产时的成本比较昂贵，竟然和锯床、分纸机及台式钉机分摊的成本一样。

这种方法不能为企业进行巨额的现代化设备投资提供真实成本核算。如果产品工艺结构组合出现一些变化，那就意味着要承受灾难性的风险。合理的成本核算依据应是按年计算的固定费用的真实成本，而分配时则依据工作平均时数和设备的公平市场价。

实例4   不准确的原材料成本

在原材料成本的核算问题还涉及到产品工程方面。瓦线单面机的瓦楞伸长率是多少？

通过计算每一千平方英尺印刷面积所耗费的油墨量及成本，核算得出的油墨消耗系数为多少？这是技术数据库要考虑的另一个范畴。废品控制也应加以考虑。全厂产生废品的因素有不少，每个因素都应确认清楚并且合理核算。

以估算贴标时所用胶水的成本为例，贴标机生产厂家和胶水生产厂家提供的信息是不一致的。那么就通过按正常生产实际运行一个大批量订单来确定。研究表明，每一千平方英尺标签覆盖处所用胶水量是8.5磅。建议有必要通过一次详细的工程研究来确定一种好方法，将胶水消耗量降低到公认的标准。

通过调整胶水量，发现每一千平方英尺标签用3.0磅的胶水就可以生产出高质量的产品。此例足以说明，准确的信息不仅影响你获得的成本信息，还有助于提高降低成本的几率。

实例5   印刷复杂性

在本案例中，三家瓦楞纸箱企业与同一家大客户有平等的业务往来。产品是单色或双色印刷，且产品大小不一，规格各异。客户根据规格和大小支付三家供应商同样的价钱。这是个边际利润很低的市场，问题是能否再多获取一些利润呢？

对不同印刷工作的分析显示，产品的印刷标准大为不同。有些产品是单色印刷，有些产品则是双色印刷。有些工作的印刷要求很简单，而有些产品印刷起来相当麻烦，如精确套印、实地印刷、精细图文印刷、盖压痕线印刷和陷印等等。显然，在这些相同的定价中，印刷工艺所耗费的人工成本和油墨成本大不相同。其中一家生产商在所获得的1/3的业务份额中，成功地选择了简单印刷的工作，把复杂印刷的工作留给了对手。在同样的定价表下，这家生产商的获利明显比另外两家高得多。

结语

电脑结构要求你在理解了基本程序要求后，输入的技术数据要准确且易于识别。由此可见，技术数据库的完整性和准确性不论对纸箱生产还是公司赢利来说都是一笔宝贵财富。