电脑系统客户资料的建立

计算机系统客户数据的建立

一﹑目的﹔

为规范客户数据的建立﹐确保客户数据的正确性﹐有效性。

二﹑适用人员﹔

营业员﹑跟单员﹑跟单主任与业务经理﹔

三﹑适用范围﹔

在新客户第一次落单时建立﹔

四﹑建立客户数据的流程﹔

1．营业员将填写完整的“客户数据卡”与第一张订单的复印件一齐交业务经理审批﹐并由业务经理设定此客户的代码(须经财务复核此代码﹐确保此代码的唯一性)﹐再由营业员或跟单员交进出口部主管填写我司报关负责人。

2．“客户数据卡”完成后﹐跟单员进入营业计算机系统之营业运作﹐再进入客户数据维护栏根据“客户资料卡”将客户代码(例﹕AGE)新增入营业计算机系统作为客户编号﹐再由¸跟单员将“客户数据卡”上的相关内容输入相应客户编号之项目,具体输入客户数据的流程如下﹕

(1)﹑中文名称处输入其付款地址(香港或大陆)的客户名称﹐一般情况与订单抬头一致﹐若有英文名称的要输入英文名称﹐若无此处留空白。例如﹕中文名称﹕爱高电业有限公司

英文名称﹕ALCOELECTRONICSLTD

(2)﹑客户简称处输入中文商号有代表性的简称﹐最好是两三个字表示

(3)﹑客户E-MAIL处输入客户公司联络人E-MAIL地址.例如﹕Age@etang.com

(4)﹑收款地区处选择客户发票地址(大陆或香港)所属地区﹐所属地区处选择客户公司所属地区﹐属国外的客户选择香港,属国内的全部选择大陆.

(5)﹑发票地址处输入其付款的(大陆或香港)详细地址。例如﹕香港则鱼涌英皇道1067号仁孚工业大厦11字楼

(6)﹑交易条件处输入客户结账方式﹕月结﹑现金﹑或支票-付款﹐例如﹕月结。截数日期处输入客户当月结数的日期;月结天数处输入客户付款结账周期。交易货币﹕选择客户付款使用货币种类。送货单联数﹕选择客户所要求送货单联数﹐若无要求则选择四联送货单。

(7)﹑客户联络人﹑电话﹑传真号码输入其“发票地址”的相应联络人﹑电话﹑传真号码。

(8)﹑折扣(%)处按客户数据卡及报价单之相关内容输入﹐例如﹕98折﹐无折扣的不用输入。备份比率处输入人客要求备份数量之比率﹐例如﹕1%。(100PCS送备份一个)

(9)﹑营业员﹑香港跟单﹑报关员﹑跟单员选择跟进此客户的相应人员姓名即可﹐跟单组长处选择相应跟单员所属组别组长姓名。营业专员﹕有营业专员客户需选择跟进此客户的人员姓名﹐如无不用输入。

3．开户日期﹑核实人﹑操作者﹑最后操作日期是计算机自动生成,跟单员输完客户数据的内容后﹐要把客户资料卡上没有输完的内容全部输在备注栏内。输完备注栏后点击确定便可保存所输内容。

4．跟单员在输好客户资料与备注栏后连客户数据卡及订单复印件交跟单主任核实﹐跟单主任要仔细核对数据的正确性及完整性后用鼠标点击”核实”﹐只有核实过的客户数据方可使用。如冻结只需点击冻结二字便可﹐核实和冻结只有跟单主任的权限方可执行。然后由跟单主任点击送货地址栏增加送货地址﹐具体做法如下﹕

(1)﹑进入“送货地址”栏﹐点击增加按钮输入送货地址编号。

具体规则如下﹕

A﹑编号“00”表示该地址之工厂是可以办理转厂手续的总厂或总公司。

B﹑编号“01—19﹑40-59”表示分厂﹐属于分厂可以独立办理转厂手续﹐但需与总厂分开计数。

C﹑编号20—29表示此地址之工厂由总厂“00”负责转厂。

D﹑编号30—39﹑60-69表示返港或用列表直接出口的地址。

(2)﹑送货客户名称处输入送货客户名的全称。

(3)﹑送货地址与电话号码处输入送货客户的详细地址及联系人﹑电话﹑传真。

(4)﹑送货特别要求处输入客户送货时需特别注意事项和附带要求。

(5)﹑输入完毕后点击”确定”便可保存﹐若有误点击放弃重新输入

在客户数据的屏幕上方有成品存仓与报关转厂的查询功能﹐只要点击它就可查询该客户的存仓与转厂情况。

5.跟单主任把核实后的客户资料卡与第一张订单复印件收集在一起﹐在每月底统一交财务存档。

五﹑客户数据的更改﹑销减﹑冻结﹑恢复﹔

1．建立好且经核实的客户数据若需变更内容﹐跟单员须填写”数据更改申请单”﹐经跟单主任或业务经理审批后由跟单主任修改并存盘。若变更内容与进出口部需由进出口部主管审批后方可修改。若变更内容与财务有关(如月结天数﹑发票地址等)﹐需经跟单主任或业务经理审批后交财务修改并存盘。

2．因客户订单量小﹑单价问题或付款问题等已停单冻结的客户﹔或冻结后因客户订单量增加﹑付款恢复正常等原因要恢复做货的客户﹔跟单员或营业员要填写“销减/冻结/恢复客户数据申请单”﹐经业务经理﹑财务经理审批后由跟单主任执行并交财务存档﹐跟单主任要在此客户下的备注栏内注明冻结或恢复的原因与日期及执行人。