如何保证与客户和供应商的信息畅通

如何保证与客户和供应商的信息畅通

每个企业都有各自不同的客户和供应商，而获取与他们相关的信息对企业来说则是特别重要的。与客户关系的发展、维持和加强是企业经营成功的一个关键因素。而在重点物料供应方面，获得供应商提供的来源稳定、质优价廉、服务周到的原材料也是企业经营成功的另一重要因素。因此，建立完善的客户文件和供应商文件均是至关重要的。

电子数据交换(EDI)

你的企业和客户以及供应商之间关系的重要程度可以从电子数据交换(EDI) 的计算机技术的运用方面表现出来。使用EDI技术意味着，企业和重要客户使用建好的计算机文件可以实现即时信息交流，与供应商的交流亦是如此。这种计算机技术可以便于你的客户和供应商查询所需信息，不受其他信息的干扰。

价格、订单、发货情况和其他关键信息都要予以确定。使用EDI技术而形成的企业间的特殊关系让人倍感愉悦，也有利于双方合作的长久。“伙伴关系”意味着不同行业不同企业之间密切的合作关系，这样更有利于双方共同的利益，合作也能长久。EDI技术便是企业间伙伴关系日益增多的产物。

客户文件

客户提单文件——该文件包括提单名、地址、销售合同、销售人员、信用购买契约、联系电话、信贷限额、折扣条款等方面的信息。有些企业的文件中还有竞争对手、物价水平和其他敏感性信息。该文件与订单、发票和

应收账款数据的关系表现为文件上的信息马上就反映在订单和应收账款上。有些纸箱厂与外部的经纪人或独家销售代理人联系甚密，但是不论在什么情况下，客户资料的重要性都不能被夸大。从该文件中很容易就能查询到你与每个客户的交往经过。

客户装船文件——计算机文件中除提单信息外，还应记录有客户发货方面的数据。通常一个客户会把货物发往多个地方。计算机能显示出运抵位置、联系电话和所有相关数据以保证有效的运输。这当中包括英里数、地点、码头和卸货要求等等，还包括影响纸箱厂和客户间提单信息的船上交货安排。

供应商文件

供应商文件包括供应商姓名、地址、联系电话、折扣条款、订货至交货的时间、分类总账和其他方面的信息。

另外，该文件还包含每个供应商提供的主要原材料或辅料方面的信息。

通过提供有前订单、发票和应付账款文件的信息，公司可以随时获取全部订单和主要发票的最新信息。你也能很容易地查询每个供应商的历史记录和与每个供应商进行交易的情况。