文件与质量记录管理程序（印刷）

XX印刷厂文件与质量记录管理程序

1. 目的

对与质量有关的所有文件与资料进行管理。

2.  范围

与质量体系有关的所有文件、资料和质量记录，包含相关的外来文件。

3.  职责

   3.1 文管中心-----管理所有文件，并保存所有文件之原件。

   3.2 相关部门-----制定文件与保存有效文件。

4.  定义

无。

5.  作业程序

5.1 文件与资料的分类

5.1.1 质量体系文件

一级文件:质量手册(QM)                二级文件:程序书(PR)

三级文件:作业指导书(WI)               四级文件:表单记录(QR)

5.1.2 外来文件：相关标准、顾客提供或其它外来文件与资料，必要时可转为受控文件。

  5.2 文件编号原则 

① 文件分类：     

QM----质量手册                 PR----程序文件      

WI----作业指导书                QR----质量记录表单    

②  流水号：

同级分类文件以01、02、03等流水号编之。

5.3 文件的版本

第一次制定为第1版，第二次制定为第2版，以此类推，文件经修改后须更改版本。

5.4 文件的发放

5.4.1所有文件和资料经批准后交文管中心统一管理与发放。

5.4.2文管中心按《文件分发回收记录表》上规定的应发部门和应发数量分发文件，签收人员核对内容和数量无误后签名签收。

5.4.3分发到各部门的1、2、3级文件须由文管中心加盖《受控文件章》，保存在文管中心的原稿不必盖此章。

5.4.4不得于受控文件上书写任何文字和符号，不得遗失、损坏和复印受控文件，并保持文件清晰。

5.5 文件的更改

5.5.1文件需要更改时，由提出部门填写《文件更改补发申请表》说明更改原因；

5.5.2文件更改的审核和批准,应由原审批人员进行，当原审批人员不在职时，可由接替其岗位的人员审批。

5.5.3文件更改后,由文管中心按本程序5.5分发，同时回收旧版文件。

5.6 文件的回收和作废

5.6.1回收旧版文件时，文管中心需检查文件的完整性，并在《文件分发回收记录表》中签收；

5.6.2回收的旧版文件由文管中心加盖《文件废止章》以示作废。

5.6.3旧版文件的原稿由文管中心加盖《文件废止章》后保存，以便查询。

5.7 文件的管理

5.7.1所有受控文件和资料由文管中心列入《文件与资料清单》中列表管理；

5.7.2文件使用者发现文件少页、损坏或丢失时，填写《文件更改补发申请单》经部门主管批准后请文管中心按本程序分发。

5.8外来文件的管理

相关外来文件须由文管中心并列入《文件与资料清单》列管，必要时可转为受控文件，加盖《受控文件章》，按5.5和5.7办理。

5.9 质量记录的管理

    5.9.1对质量记录进行标识、编号、归档和保存，以提供质量管理体系符合要求和有效运行的证据。

  5.9.2所有表单文管中心需收集一份，因工作需要修改表单时，修改人员交一份最新的表单格式到文管中心；表单格式无需加盖《受控文件章》，可以复印和印刷使用。

  5.9.3文管中心把各部门的质量记录表单登录于《质量记录清单》，其内容包括记录名称、编号和保存期。

  5.9.4质量记录必须清晰，不得任意涂改，如需更改，须在更改处签名。所有质量记录由各部门自行归档，专人负责保管，保管方式应便于存取和检索，注意储存环境，以防止损坏、变质和丢失。

  5.9.5销毁：由各部门派专人对过期或已不适用的质量记录进行销毁。

6. 相关文件

无。

7. 附件

7.1 文件分发回收记录表(QR-01 )

7.2 文件更改补发申请表(QR-02)

7.3 文件与资料清单(QR-03)

7.4质量记录清单(QR-04)