初探印刷企业的管理信息和ERP系统建设

初探印刷企业的管理信息和ERP系统建设

    1 管理信息和ERP系统

    但在管理现代化方面，印刷企业的整体管理水平还不高，停留在经验管理阶段的不在少数。快速的市场变化和激烈的竞争，迫切要求印刷企业实现管理的现代化来适应竞争的需求。建立适合印刷企业个性化需求的管理信息系统是提升印刷企业的管理实践水平的一条重要途径。如何选择一套适合的ERP 系统来提升企业的竞争力是印刷企业迫切需要解决的主要问题。

    3 明确建立印刷企业管理信息系统的目的

    印刷企业建立管理信息系统目的是为了引进先进的管理理念，使得企业业务流程得以优化、信息共享实时实现。从而使公司的管理系统化、条理化。促进企业管理上台阶，提高核心竞争力。

    明确建立系统的目的对整个企业的发展而言至关重要，不可轻视。一些企业在不了解自身需要的情况，为了形象需要或盲目跟风，只要别的企业有的，我公司也要有。盲目上系统，产生信息化项目不适合企业需要的情况，反而加重了企业的财务负担，没有达到提升管理水平的目的。

    因此选择系统也应该有的放矢。选择专业的、适合本企业特点的产品。明确企业管理难点，找准自身需要。

    4 印刷企业管理信息系统的需求分析

    从印刷企业的特点来说，首先，产品、送货要求、付款条件各不相同。而且订单量大、订单要求多变。运用ERP 系统将各种资料规范地整理起来，才能保证客户服务的质量和效率，保护企业利益，维护企业形象。其次，庞大的存货是印刷企业最难管理的部分之一，也是企业控制成本和正常运作的重要环节。要求迅速查询各项原材料、成品的数量、所处位置、出入库情况，以便进行多方的统计分析。最后是管理者随时随地了解企业销售、生产、送货、回款、库存等各方面情况，及时发现公司运营过程中存在的问题并解决。

    具体地说，印刷行业管理信息系统的建立应从九个需求着手：

    4.1 订单管理需求

    印刷企业的市场化程度高，产品多样化，纸质、印刷工艺等细节都有特定的要求，而且订单数量大，要求多，变化快的特点。需要专业的订单管理系统才能灵活处理报价、交货期等问题。

    4.2 计划管理需求

    要求能够帮助生产管理人员制定有效的生产计划并根据订单的重要程序和优先程序安排生产计划、采购计划。

    4.3 生产管理需求

    能够满足及时了解生产进度和生产排程的要求，合理安排生产。需要专业的生产系统合理安排生产排程，从而最大限度地帮助企业节约原材料，提高设备利用率。

    4.4 库存管理需求

    要求库存物资管理的准确和及时，避免库存物资积压和短缺的发生。需要有特色的仓库管理系统帮助印刷企业有条理地管理纸张、油墨、备品配件等各类原辅材料，节约控制成本。

    4.5 资金管理需求

    物流必然产生资金流的需求。能够管理印刷企业从物资采购到货款回笼的整个资金流过程，提供准确的应收、应付款项保障保证。

    4.6 成本管理需求

    除了订单管理的报价成本预测外，需要适合的成本管理解决方案及时进行实际成本与标准成本管理的业务功能，建立成本管理与控制模型。

    4.7 质量管理需求

    印刷过程是一个连续生产的作业过程，需要通过对质量的全程监控、提供质量原因分析报告等手段来确保产品质量、提高客户满意度、降低成本。

    4.8 决策支持需求

    通过以上七个方面的业务运作需求实现得到的基础数据形成对企业决策有关键影响的指标和业务报表，对企业业务进行周期性评估。

    4.9 其他需求

    通过客户关系管理（CRM），加强销售过程的管理需求、人力资源管理、办公系统管理等。

    5 印刷企业系统实施的过程中的注意事项

    5.1 建立必要的管理平台

    由于ERP系统的实施具有周期长，投资大、见效慢的特点，而且各个印刷企业自身的条件各异。因此在决定实施ERP系统后，应首先建立必要的管理平台来保障ERP系统的实施。

    5.1.1 优化管理业务流程

    首先编制整个企业总体的管理工作流程图和各职能的业务流程图，然后运用系统工程的思想进行分析和整合，达到管理工作程序化的目的。

    5.1.2 管理业务标准化

    把管理业务流程中重复出现的业务内容，制定出标准的程序和方法加以固定，以岗位职责的形式固定下来。

    统一报表、文件的格式和内容。实现报表、文件的标准化，强化管理基础。

    5.1.3 完整的、统一编码数据资料一套完整、准确的数据资料是企业管理的重要基础；规范、统一的代码能简化信息处理工作。

    5.2 ERP系统是“一把手”工程领导的支持和参与是ERP系统得以有效实施的重要保障。企业的决策者需要理解ERP的管理思想，亲自参与系统规划、决策、落实的全过程。

    5.3 培养企业自己的ERP专业人员队伍ERP系统的实施对企业而言，是一个巨大的工程。其运用时间漫长、范围涉及企业的方方面面。建立自己的运用队伍，负责系统的日常维护。不仅使企业在系统实施过程中积累经验，而且可以节约成本。

    5.4 对ERP系统供应商进行全方位的考察重视系统演示，全员参与考察软件；用长远眼光综合考虑系统升级、兼容和未来企业业务拓展等方面的需要；考察供应商实力，选择有实力并且稳健发展的供应商；考察供应商成功案例的典型客户，特别是与企业的业务类型相似的企业；重视供应商的服务，考察其是否能提供专业而高品质的服务。