PDF在编辑工作中的应用

PDF在编辑工作中的应用

    1.　问题的提出

　　在学术期刊编辑工作中,异地审稿和异地校对是例行程序。在审稿中,编辑希望审稿者提出详尽的意见,但又不直接改动原文。普遍的做法是将每篇稿件复印几份,分别邮寄给不同的审稿者,而后等待审稿回执。此后,稿件经过编辑、排版和二校,在正式付印之前,还需要将大样反馈给作者,以确定是否还有误漏。这样,编辑部完成一期出版任务通常要耗时数月,论文刊出的时间难免延迟,有的时滞竟长达2年。如果能以电子函件完成传送过程,就能节省许多时间。

　　在试用电子函件传送文稿时,常遇到一些问题:一是文件打不开,电脑告知应用程序用错或版本太低;二是打开后的文件走形,电脑告知缺少了特殊字体和插件。为了解决以上问题,编辑部需要安装尽可能多的应用软件,还要使应用软件版本保持最高。即使这样,也只是解决了单向交流的问题,编辑部仍不能保证审稿者看到原稿,也不能保证作者看到校样。

　　为了实现稿样及其他图文资料从编辑部向审稿者和作者的快速准确的传送,编辑部需要从技术上解决以下问题:

　　1)编辑部能否将作者的来稿制作成原版原样的电子文件,该文件不计较审稿者的软硬件配置,且能够在审稿者的电脑上显示和打印。

　　2)印刷厂通常用方正系统排版,其大样文件格式为S2、S72或PS2,而常用字处理软件却无法识读大样。做一点尝试,可以从word或WPS等字处理软件的界面上看到方正小样的面貌,但此小样文件显示不直观,而且可能新出现一些符号错误,如“1±0.2”可能变成了“10.2”,“3.5”可能变成了“35”等。至于公式、表格是否正确,就完全看不出来了。显然,这类通用软件不适合读取校样。为了实现作者自校,编辑部需要设法使作者在电脑上看到方正大样。

　　3)图像文件巨大,用电子函件传送有一定难度。如果是黑白的,占用版面不大的图像文件,尚可顺畅,但对于5～60Mb的彩色广告文件,若不进行压缩,就很难保证成功传送。现在通行的方法是使用Mo碟片或刻录光盘邮寄,效率也难保证。

　　倘能实现文字、表格、公式、图片四合一的转化,电子函件传送,在另一方计算机中全真显示和打印,就能大大地提高编辑部的工作效率,有效地保障印制质量。

    2.　PDF的特点及应用的技术条件

　　PDF是Portable Document format的缩写,意为便携式文件格式,是Adobe公司开发的适于在不同计算机平台之间传送和共享文件的一种开放式电子文件格式。经过几年的发展,PDF已得到公认,成为网络出版行业事实上的工业标准。现在,不论使用何种电脑平台或应用软件编辑的文件,几乎都可转换成PDF,通过磁盘或电子函件传送,用PDF阅读器能够在另外任一计算机的屏幕上浏览与印刷效果(文字、图形、影像)完全相同的式样,还能全真地打印出来。

　　2.1　PDF的特点　

  　PDF文件具有跨平台、高压缩、适合屏幕阅览及网络传输、文件保护、电子批阅、打印质量高等优点,结合编辑应用实际,可简述如下:1)忠实再现原文。PDF格式的文件能如实保留原来的面貌和内容,以及字体和图像,屏幕上文件可以放大到800%而丝毫不失清晰。浏览和打印可以根据需要选择定制程序,创建不同尺寸和不同精度的PDF文件。
　　2 .2　常见文件格式向PDF的转化　

  　为了使PDF成为通用和共享的文件格式,必要解决2个问题:一是使所有编辑软件的排版结果能向PDF转化;二是有一个能安装于所有操作系统的专门实现PDF阅读和打印的软件。为此,Adobe公司设计了专用于格式转化的Acrobat套件和专用于阅读和打印的Acrobat Reader软件,现版本已升级至4.05。借助Acrobat,几乎可以将任何应用程序的电子文件转换为PDF文件。Acrobat可使用2个不同的实用程序PDFwriter和Acrobat Distiller来进行转换。PDFwriter转换文件的速度比较快,但Distiller可更好地控制转换过程,并可提供高质量输出。

　　英文版Acrobat 4.0直接支持4类文件格式,它们是:1)PDF文件;2)Microsoft office(word、Excel、PowerPoint),frameMaker和word Perfect文件;3)图像文件(tif、gif、Png、jpeg、bmp、Pcx、le);4)urltml和Ascii文本文件。在windows版的Acrobat中,只要使用“文件”>“打开”来打开另一个应用程序的文件,可以将上述4类文件一步转换为PDF。

　　中文版Acrobat 4.0不直接支持上述2)、4)类文件,必须靠打印的方式来产生,通用方法是在创作应用行,其余工作在编辑部完成,其共同特点都是利用图形方式实现转化,产生的PDF文件稍大,文本不便再利用。方式3)全部在编辑部完成,对硬件的依赖性最小,PDF文件效果也最好。用图示的方法(图2)具体比较了《淡水渔业》某页程序中,使用“文件”>“打印”命令和Acrobat打印机驱动程序来将当前文件“打印”为PDF。

　　目前流行的图像编辑软件对PDF文件格式的支持程度有了很大提高,有的无须利用Acrobat就能产生PDF,如Photoshop5.0、Coreldraw9.0、freehand 9等都已在程序中附带了PDF输出的功能,能通过文件菜单中的“另存为”或“导出”等命令定制输出压缩程度不一的PDF文件。

3.　PDF应用的实践与探索

　　3. 1　word、wPS文件向PDf转化

　如果作者投稿时提交了稿件的电子文件,我们可直接将它转为PDF文件再用电子函件发送出去,在另一端,审稿者就能看到稿件的原貌并加注审稿意见了。安装中文版Acrobat4.0后,利用上节“打印”的方法,能方便地实现,我们所要做的就是告知对方哪里有PDF阅读器下载。

　　3 .2　方正PS2向PDF的转化　

    在给作者清样时,尤其需要原版原样,将方正大样与插图合并后转为PDF文件是一种必然的选择。通常方正大样显示和打印需使用发排卡,大样的转化必须结合印刷厂的电脑来做一些预备工作。利用Acrobat4.0中文版在win98操作系统下,笔者进行了3个方案的实践:
    1)屏幕抓图方式。附加要求:发排卡。Dos+win3.x ,snagit16(抓图软件),Photoshop5.0。

    2)打印扫描方式。附加要求:发排卡,打印机,扫描仪及其附带软件。

    3)软件转化方式。附加要求:网络出版之星或方正文易。实践中,方式1)抓图和方式2)打样在印刷厂进的印刷文件在3种方式下产生的PDF文件的打印效果。执行中,扫描默认设置为黑白、300 dpi,PDFwriter打印默认设置统一为原大、解像度150 dpi、jpeg高质压缩,其他设置为缺省值。为了对比原大效果,示图中的文字皆从打印件中抽取。以此方式,一般　1Mb的tif文件可生成约150Kb的PDF文件,一篇5000字的文章,以tif方式将生成约350Kb的PDF文件,适合用电子函件传送。用软件转化方式生成的PDF文件更小,质量更高。

　　3 .3　PSD、cdr图像文件向PDf的转化　

    PSD是Photoshop自动生成的文件格式,最简单的转化办法是在Photoshop应用程序中使用“存储为”命令。cdr是Coreldraw自动生成的文件格式,最简单的转化办法是在Coreldraw应用程序中使用“输出”命令。实践上,对任何格式的图像文件,宜选择“打印”方式,将Acrobat Distiller设为默认打印机,根据不同的应用需要,定制出各种精度和各种尺寸的PDF文件。一般来说,“screen optimize”(屏幕优化)用于网络浏览,该选项使用压缩、缩减像素采样和降低分辨率的方式来创建尽可能小的PDF文件。“Print optimize”(打印优化)用以获得彩色校样,适用于桌面打印机、数字化复印机以及CD ROM出版物。“Press optimize”(出版优化)用于输出到图像照排机或制版机中预备精密印刷,该选项以300 dpi缩减像素采样处理彩色和灰度位图图像,以1200 dpi处理单色图像,最大限度保留原始文档的所有信息。

　　如有一则由印刷厂在苹果机上用Photoshop制作的广告样,版面尺寸为20.4cm×28.0cm,在cmyk模式下的tif文件为31.2Mb,将Distiller打印分辨率设置为300 dpi,其他设置为缺省,则可输出如下几种图片:

　　1)screen方式下文件压缩至303Kb,适合作网上校对文件;

　　2)Print方式下文件压缩至7.03Mb,可满足桌面出版的要求;

　　3)Press方式下文件压缩至12.4Mb,压缩比也达到了40%,完全可替代原tif作精密印刷之用。实践中,笔者将303Kb的PDF作为校样发给广告客户校对,完全可以满足客户的审定需要。另有一则由广告客户用Coreldraw制作的cdr广告图片,原大为9.8Mb,用磁盘传送和电子函件发送均不太方便,笔者要求其压缩成PDF文件,后客户分别转化出了1.02Mb和2.4Mb的PDF文件发至印刷厂,以此2版制作的彩页效果均强于用原打印件翻拍制作的彩页效果。

　　3.4　用PDF出版电子资料　

    在编辑工作中,经常会遇到读者求购专题技术资料,每一个专题资料的年需求量约为几十份,如果将资料印刷成书本式,单本的成本可能很高,如果以普通的电子文本发行,又很容易被盗用。利用PDF出版电子资料是比较理想的方式,在将所编辑的电子文本转成PDF之前,可设定一些特殊格式,增加一些版权标志,并在转化时设定可更改密码。这样,每份专题资料可浓缩至1张磁盘上,用户得到PDF资料后可选择打印,但又不能随便翻印,从一定的程度上保障了编辑部的权益。
    4.　PDF编辑应用展望

　　目前,PDF在网络出版业的应用正在推广,著名的万方数据网络中心已经采用PDF向网络用户提供原版原样的期刊论文文件,使用者可深切感受到PDF带来的便利。在期刊出版行业,习惯上网的审稿者、作者已开始触及PDF和使用Acrobat Reader。随着internet的普及,电子函件的广泛利用,网络用户对信息保真传送的理解会逐步加深,需求也会逐步增多,到时PDF也许会像Doc一样为用户所熟悉,越来越多的编辑部将会采用PDF进行电子文件交流。