信息技术在印刷物流中的应用

信息技术在印刷物流中的应用

    物流过程由一个多环节的复杂系统来完成，各环节通过物质实体有机地联系在一起，根据总目标的需要，适时适量地调整系统内的基本资源。在这个系统中，物流的基本职能是物流活动的基本能力以及通过对物流活动最佳的有效组合，从而形成物流的总体功能，以达到物流的最终经济目的。现代物流的职能一般由包装、装卸、运输、存储保管、流通加工、配送、废旧物资的回收和与之相适应的物流信息管理系统所构成，从而形成产品生产计划、订货进货计划、运输计划、仓储计划、物流能力计划，并进行成本核算。正是通过这些主要职能和起着神经系统作用的现代物流信息，现代物流保障着企业的正常生产和销售。

    我国的印刷行业正在以飞快的速度发展，物流在其中也同样扮演了十分重要的角色。但是印刷行业的生产经营规律不同于其他行业，拥有独特的生产组织方式。在印刷行业中，印刷企业都是按照客户的定单进行调度生产，这种先有定单后生产的生产特点使得印刷企业不必像消费电子品市场或糖果食品行业那样产生大量的、长时间的产品存储，因此在印刷品存储保管期间，在针对温度、湿度等影响因素上所考虑的问题小于其他行业。但是生产资料，如油墨、纸张及印版等资源在整个生产周期中的合理调配、备用件及维护资源的储备，都需要管理层做到心中有数，调度得当，以通过对物流活动进行组织、协调与控制，达到用最低的成本实现印刷企业利润最大化的目的。

    在印刷生产中采用信息化管理将成为印刷企业扩大经营、降低成本、提高利润的有力保障。

    信息技术在印刷物流管理中的地位

    电子物流（ｅ－Logistics）是电子商务和现代物流成套技术的集成应用，是随着电子商务在全球的迅速开展和现代物流日益向纵深方向发展，电子商务与现代物流发展的必然产物，电子物流已成为21世纪电子商务和物流发展的大趋势。从概念上看，电子物流就是利用电子化的手段，尤其是利用互联网技术来完成物流全过程的协调、控制和管理，实现从网络前端到最终客户端的所有中间过程服务。电子物流融合了电子商务和现代物流的各种功能，它能够实现系统之间、企业之间以及资金流、物流、信息流之间的无缝链接，而且这种链接同时还具备预见功能，可以在上、下游企业间提供一种透明的可视化功能，帮助企业最大限度地控制和管理库存；同时，由于电子物流全面应用了客户关系管理、商业智能、计算机电话集成、地理信息系统、全球定位系统、无线互联网技术等先进的信息技术手段，以及配送优化调度、动态监控、智能交通、仓储优化配置等物流管理技术和物流模式，电子物流提供了一套先进的、集成化的信息技术手段，从而为企业建立敏捷的供应链系统提供了强大的技术支持，图1为电子商务物流系统流程图。

    但是当前很多印刷企业还停留在纸笔时代，在物流管理上缺乏有效的信息支持系统，虽然企业都为员工配备了计算机，但并没有根据企业生产特点将这些计算机构造为一个有效的系统，或没有形成自己的局域网络，很多情况下仍然是在Internet环境下办公，缺乏网络安全保护，同时在物流运作中也缺乏对EDI、个人电脑、通信、条码和扫描等先进信息技术的应用。绝大多数印刷企业的网站内容只是对客户介绍了企业的状况，主要印刷设备和可以承接的印刷内容，缺乏电子商务中十分必要的电子贸易和电子合同等，而这些信息技术却可以大大降低企业运营成本，提高经营效率。正是这些现象造成了企业在信息收集、处理、实时跟踪方面的低效性，以及缺乏对上、下游物流信息全面、准确、动态的把握，因此无法实现内、外部物流一体化以寻求物流系统的最优化和合理化，就连基本的物畅其流也难以做到，更不用说去抓住稍纵即逝的机遇，进而强化企业自身的竞争能力。

    企业管理层的支持

    无数的证据证实，管理层的支持是成功实施流程改造的一个主要因素。在物流流程改造失败原因的调查中，最常提到的就是缺乏管理层的大力支持。项目发起人对项目能够取得共识并监控整个项目周期起着至关重要的作用。在项目的实施过程中，应该有管理层人员直接参与到整个项目的开发过程中，并给予持续的支持。在跨企业流程改造项目中，各个企业间管理层的关系对项目的顺利实施有很大的影响。管理层不但要在项目的发起阶段能够给予支持，更要在整个实施阶段加大支持力度，而且还必须直接参与到项目的实施中去，这包括了企业内的帮助及多个企业间的相互协调谈判。管理层人员与信息技术主管之间的关系也是项目实施必须考虑的一个因素，信息系统的失败可能是由于这两者之间的对立造成的。所以，企业物流信息系统能否成功实施，与管理层的支持力度及效果直接相关。

    企业要对整个供应链系统的信息支持平台实施整体开发战略，在整个供应链领域建立信息系统，而不只是从一个企业的角度出发。这样，企业便能够清楚了解整个供应链产品流、服务流和信息流的状态。同时,把先进制造与管理技术统一到供应链管理战略之下，解决“纲”与“目”的问题。目前人们已经开发和掌握了很多先进的制造技术和管理技术，如CAD/CAM、CAPP、CE、MRP、ERP等，要把这些先进技术融合进一个更高管理层次的管理模式之中，使之适应所支持的管理模式，才能发挥其最大作用。东莞虎彩印刷集团有限公司是一家较早就成功实施了印刷ERP的企业，其决策层很早就关注信息技术，并坚持不懈地将先进的信息技术注入到企业的生产和管理中，该公司起初开发了适合自身需要的软件模块，如财务模块、人事模块和库存模块，随着企业的快速发展，在原来的模块已远远不能适应企业生产需求时，虎彩公司一边聘请专业软件公司帮助开发适应自身运作和生产需要的印刷ERP系统，同时也加大自身的开发力度，保证日常的软件维护和针对生产变化进行的修改。该系统实现了上至总经理的人事管理、经营管理，下到每一个机台接受生产调度下达的详细生产任务，权限明确、任务清晰，总经理既可以实时地在自己的计算机前清楚地了解到某台印刷机的生产运行状况，也可以详细地掌握到产品的库存状况。经过对信息管理的探索和实践，虎彩公司的印刷ERP系统无论是在企业资源整合上，还是在工作效率上都取得了很好的效益，并正在为企业的快速发展发挥着极大的作用。

    项目规划与实施

    项目规划与实施取决于企业的物流信息化战略与企业自身整体战略的符合程度，以及项目的实施战略。企业物流信息化改造的战略与企业自身的长期目标是否一致，这种一致性程度越高，越容易顺利实施流程改造；改造的流程是否是企业的核心流程，这些核心流程能否显著地提高企业的市场竞争力。在规划信息系统时，首先要根据现有的设备制定系统框架，同时也要考虑到企业今后的发展，比如在未来3～5年内，企业是否会在已有的胶印车间、柔性版印刷车间中添置凹印机，或加大印后处理能力等，这都需要企业在规划信息系统构架时考虑到，以便为将来实施信息系统升级做好准备。

    开拓物流外包

    国内大多数印刷企业经营的方式是“大而全”、“小而全”，印证了印刷企业尚未实现由孤立经营、各自为战的竞争思维向合作竞争、寻求双赢的新思维转变，缺乏与外部供应链企业相互信任、相互依存、互惠互利和共同发展的价值观。广泛运用第三方物流服务公司可以发挥各自的优势，将印刷企业从繁杂的产品运输工作中解放出来，将主要精力用在自己的核心业务上，以提高自身的核心竞争力，从而以整合的核心竞争力在激烈的印刷行业竞争中取胜。但当前国内只有60%的企业正在考虑是否把物流外包出去，30%左右的企业正在寻找合适的第三方物流，由此可见，我国企业仍没有完全摆脱过去大包大揽的生产经营方式。

    在将物流外包过程中，一方面通过信息比较找到有实力的专业物流公司承担印刷产品的运输，另一方面在企业信息系统中建立动态的网络信息，及时跟踪原材料的价格变化和出现的印刷新技术、新工艺，做到对上、下游厂商物流信息的全面了解，并针对本企业的印刷设备所需要的原材料，为可提供原材料的供应商建立产品数据库，既可以让原材料供应商提供最新的产品信息，也可积极收集新兴企业的产品数据，通过比较产品的性价比来最大程度地降低企业生产成本，同时也利用互联网收集印刷业中竞争对手的情报，做到知己知彼，百战不殆。

    信息化存在的问题与对策

    目前印刷企业对物流信息系统存在两种错误的认识。第一种错误是将信息化简单地认为是手工操作的自动化，用计算机替代纸笔，而没有认识到信息化可以在管理、生产等各个方面带来的巨大变化。

    另一种错误是认为信息系统包罗万象、无所不能，应用信息系统后企业的所有问题都能迎刃而解。

    这两种错误认识在信息系统建设失败的案例中是最常见的，都是由于没有组织开展技术咨询和论证，没有重视上述几个问题所导致的。

    在实施信息系统初期，要对企业的印刷设备、工艺和印后加工能力等做一个全面的分析和预测，包括行业状况、业务流程等。建设信息系统是一种创新，为达到最佳效果，要聘请资深的、拥有丰富印刷专业知识和经验的顾问指导和参与实施的全过程。在设计系统时，双方要协调，系统开发方不能一味地听从印刷厂的各种要求，应该在系统的方便操作和软件实用性上给印刷厂以建议，同时开发方最好进驻企业，感受企业特点，这样可以在系统实施的进度安排，部门、专业人员的协调统筹、IT技术支持、业务流程建模、实施技术路线及实施计划等各方面发挥积极的作用，更好地进行效果评估，为印刷企业的信息系统建设提供持续的、领先的服务。

    企业信息系统的建立和使用是一个长期的过程，需要印刷企业从物流理念、规划和实施等各个方面进行细致认真的工作。在电子化、信息化的21世纪，企业只有紧紧抓住信息技术，充分发挥信息技术在物流中的作用，提高生产能力，降低生产成本，才能在未来激烈的行业竞争中取胜。谁走在信息技术的前面，谁就将领跑于印刷行业。